Google针对各级学校教育机构与大学院所,提供符合资格的机构用户每位使用者免费使用的Google Workspace for Education(旧名为G Suite 教育版),原先可享有存放帐户所有档案的无限容量储存空间,未来将因应新政策的异动,更改为100TB储存空间的上限,并涵盖Google云端硬碟、Gmail邮件与Google 相簿等档案的「集中储存空间」为计算。上述这项Google于今(2/18)最新发布的新制,强制生效日期为明年 2022 年 7 月起,除涵盖目前现有的教育用户,另,凡于2022年申请的新用户也都一并适用。

据Google官方表示,因应明年新的储存空间政策上路,为避免储存空间用量超过上限,建议现行使用Google Workspace for Education 储存空间的教育机构用户,可依循官方的三步骤,提早做好准备,以妥善管理已存放于储存空间的各式档案文件资料。

步骤一、查看可用的储存空间

明年七月新规上路后,符合资格的机构可获得至少 100 TB 的共享云端储存空间,供机构里的所有使用者共同使用。所有文件都会计入这个额度,包括 Google 云端网盘和相簿档案,以及 Gmail邮件。

另,也可选购付费授权方案。举例来说,如果购买 5,000 份的G Suite Enterprise 教育版授权,储存空间共享的容量就会是 600 TB。

计算方式为:100 TB (基本储存空间) + (5,000 份授权 x 100 GB = 500 TB) = 600 TB 的可用储存空间。

步骤二、了解储存空间用量

用户可查看目前的整体储存空间用量,然后通过 Google 管理控制台中的报告摘要比较可用的储存空间用量,可依据使用者帐户报告分析的储存用量,确定目前的储存用量,以进而找出离群值。或将报告资料汇出到 BigQuery记录,透过图表呈现资料形式,以便快速查看储存空间用量。

此外,也可通过Google管理控制台找出占用最多储存空间的使用者清单列表(相关说明可参考网址点此)。

步骤三、针对异动进行规划

分析历来的储存空间趋势,藉此了解日后是否需要更多储存空间。如要查看有助于了解储存空间使用习惯的用量表格,可参阅查看机构的应用程式报告。

在开始规划异动相关因应措施,以符合储存空间规定时,需一併考量的事项,包括以下各项,汇总重点如下:、

可考虑是否要将 Google Workspace for Education 版本升级,选购付费授权方案,为共用集区提供额外的储存空间。

再来,则是可考虑是否改用 Google Cloud Storage。并需清楚地了解需要使用哪些保管箱资料保留政策,可视情况调整,减少整体储存空间用量。参阅资料保留规则的运作方式(网址点此)。

需特别多加留意的是,可控制存放于机构的Google Workspace 资料保留时间,若规则设定不当,可能会导致资料立即遭到各项 Google 服务清除,而且无法复原,因此建立或变更保留规则时请务必格外小心。

另,也可清除不需要的使用者帐户或共用云端网盘,有助于释出储存空间。最后,则是评估校友的帐户活动行为,移除闲置的校友帐户,可为共用储存空间集区释出可观的容量。